Dati sicuri e collaborazione smart: i vantaggi delle Virtual Data Room

La modalità smart di lavoro è divenuta un modello apprezzato e diffuso anche dopo la pandemia di Covid-19, che ha costituito il fattore scatenante di questa forma di collaborazione. Quella che sembrava una sistemazione temporanea e di fortuna si è rivelata un modo di rilanciare la qualità del rapporto lavorativo, in grado di tenere in maggiore considerazione le esigenze dei lavoratori.

Che si svolga nella modalità piena o ibrida, lo smart working ha presentato sul tavolo delle criticità da affrontare. Le aziende sia grandi che di medie e piccole dimensioni hanno fin dall'inizio avvertito il problema della sicurezza dei dati. A dimostrarlo è la crescita esponenziale dell'utilizzo di VDR M&A, acronimo di Virtual Data Room (VDR), servizi creati dai virtual data room providers per le operazioni di merger e acquisition, ovvero fusione e acquisizione tra aziende e società.

Proprio la delicatezza di queste operazioni evidenzia l'importanza della protezione dei dati e del virtual data storage. La collaborazione da remoto richiede l'accesso da dispositivi diversi da quelli aziendali, che possono essere utilizzati anche da persone non autorizzate. Che si tratti di hacker o di conviventi della persona che collabora, il rischio della compromissione dei dati è elevatissimo.

Ma cosa sono le Virtual Data Room business e come funzionano in concreto?

Virtual Data Room: la cassaforte digitale dei tuoi dati

Fino a qualche anno fa i nostri beni più preziosi erano custoditi in cassaforte, nelle nostre abitazioni o a volte nelle banche che offrivano il servizio di custodia. Oggi ad essere di valore non sono più soltanto oggetti e beni tangibili ma soprattutto dati, informazioni e accessi. Se l’hackeraggio di un profilo o di un account può creare danni irreparabili a un privato, i rischi per una società sono amplificati.

Proprio in questo scenario entrano le digital data room, denominate anche deal room. Si tratta di luoghi virtuali in cui è possibile custodire in maniera sicura informazioni, dati e documenti, in particolar modo necessari prima della finalizzazione di un accordo. Più nello specifico, le VDR vengono utilizzate per la fase della due diligence, quella parte del processo di acquisizione o fusione che prevede il completamento di una serie di controlli.

Le vdr virtual data room sono un tipo di servizio costantemente utilizzato dai professionisti che si occupano di pratiche di verifica, compliance e contabilità.

●       Il funzionamento di questi sistemi di custodia dei dati è semplice ma molto efficace. L'accesso è consentito solamente agli utenti autorizzati, che sono quindi provvisti di specifiche credenziali di accesso utilizzabili da qualsiasi dispositivo, altrimenti sarebbe difficile mettere in pratica la collaborazione da remoto anche a livello internazionale;

●       Tutti i documenti e le informazioni custodite nella room sono criptati, quindi leggibili solamente a chi ha accesso. Nella sventurata ipotesi che soggetti terzi riescano ad accedere alla dfin venue, non sarebbe per loro possibile leggere il contenuto dei dati;

●       Le VDR offrono inoltre vantaggi aggiuntivi che rafforzano il controllo sull'accesso dei dati. Ad esempio consentono di tenere traccia dei download e di tutte le altre azioni eseguite all'interno della room e di monitorare il tempo che ciascuno utente trascorre all'interno della VDR. Eventuali tempistiche eccessivamente lunghe di permanenza potrebbero rivelare attività non allineate a quanto richiesto dalle proprie funzioni.

Le caratteristiche delle VDR

Le vdr virtual data room non sono soltanto un obbligo previsto dalla legge e relativo a diversi settori. Molti utenti, anche privati, utilizzano questi sistemi di custodia grazie ai tanti vantaggi che offrono:

●       Il vantaggio più immediato è quello della sicurezza di dati e informazioni sensibili, che vengono mantenute e riservate e con un livello di rischio di accesso bassissimo;

●       La comodità di avere una serie di documenti e dati tutti disponibili in un unico punto centralizzato consente una maggiore praticità, risparmiando tempo ed energie nella ricerca;

●       Anche la trasparenza tra le parti migliora dato che c'è maggiore fiducia sulle informazioni scambiate e quindi una maggiore fluidità nella procedura di transazione:

●       Ogni Virtual data Room business ha un livello regolabile di accesso. Possiamo quindi decidere di dare un accesso parziale a persone che non hanno necessità di accedere completamente ai dati inseriti;

●       Un'altra caratteristica molto interessante è l'impossibilità di effettuare screenshot, per una protezione totale da qualunque accesso non consentito;

●       Anche la facilità di utilizzo gioca il ruolo importante. Non tutti hanno lo stesso livello di praticità con la tecnologia, trovandosi in difficoltà al momento dell'accesso ai documenti;

●       Il livello di personalizzazione varia anche all'interno degli stessi documenti per i quali è possibile stabilire le immagini e video ad alta definizione.

Da ultimo c'è la convenienza del servizio. I virtual data storage sono servizi di sicurezza disponibili a un costo più che accessibile, se paragonato anche al compito prezioso che svolgono nella protezione dei dati. a seconda poi del tipo di servizio attivato, avrai accesso a una serie di offerte e abbonamenti in base al provider selezionato.